Eind van de vorige eeuw (klinkt heel lang geleden), deed ik de studie Bestuurlijke Informatiekunde aan de (toen nog) KUN, inmiddels Radboud Universiteit Nijmegen. Een van de belangrijkste zaken die ik daar leerde, was dat de inzet van informatietechnologie ondersteunend diende te zijn aan de bestaande bedrijfsprocessen. De opkomst van ICT (eerder IT), zou vele zaken vergemakkelijken en wellicht menskracht overbodig maken.
Vervolgens heb ik bij verschillende organisaties gewerkt, waar IT oplossingen werden geïmplementeerd om met name administratieve processen soepeler te laten verlopen. De meest gehoorde opmerking was echter: ‘Dat kan het systeem niet aan’. Vaak werden in excel schaduwadministraties bijgehouden, voor als de nieuwe software weer eens kuren had. Er werden dus zaken dubbel gedaan, in plaats van dat het makkelijk werd. Opmerkelijk, maar het werd en wordt nog steeds, geaccepteerd. Vandaag de dag merk je regelmatig dat vooral bij administratieve systemen, de medewerker in dienst staat van de software. Na een update moet iedereen weer op cursus om om te leren gaan met de nieuwe manier van werken. Werkprocessen worden dus aangepast op dat wat het systeem aankan. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn, maar vaak zijn we ook druk met het systeem te corrigeren, omdat dat uit zichzelf soms gegevens verkeerd registreert. Inmiddels zijn we eraan gewend en zitten we de hele dag voor een beeldscherm om alles goed te laten verlopen. Soms is het ook handig dat we een systeem de schuld kunnen geven van de gemaakte fouten! Anderzijds kan het ook zorgen voor stress en irritatie.
Hoe ging het ook alweer zonder ICT?
Het is bijna niet meer voor te stellen hoe we werkten zonder de aanwezigheid van computers en applicaties als MS Office. Overigens ben ik van mening dat de komst van MS Office (voorafgegaan door WordPerfect) echt wel voordelen biedt en met name de opslag van papieren documenten drastisch heeft verminderd. Ook is het delen van informatie hierdoor vele malen gemakkelijker geworden. Diverse boekhoudsoftware heeft ook zeker voor verbeteringen gezorgd. Maar ergens zijn we doorgeschoten in het willen automatiseren van diverse werkprocessen en is het goed je af te vragen of het met de software werkelijk beter gaat dan zonder.
Dit is geen pleidooi om terug te gaan naar pakweg 30 jaar geleden, wel een oproep om te bezien of we geleefd worden door automatisering, of dat we automatisering vóór ons laten werken.
Artificial Intelligence
AI is een echte hype. In mijn ogen is het weer een stapje verder naar totale automatisering en daarmee verder weg van mens en natuur. AI heeft zijn voordelen, maar er kleven ook grote nadelen aan, zoals steeds meer duidelijk wordt. Net zoals aan de inzet van software ook nadelen kleven.
Veel ondernemers willen graag mee in de hype, want je wil bijblijven, modern zijn. “Stilstand is achteruitgang”. Het is zeker aan te bevelen je te verdiepen in de mogelijkheden van AI voor jouw organisatie. Wanneer het processen kan vergemakkelijken en wellicht de ‘saaie’ werkzaamheden voor je kan doen, dan is dat natuurlijk winst. AI inzetten omdat het hip is en iedereen het doet, is wat mij betreft geen argument.
Nog steeds ben ik van mening dat automatisering (en dus ook AI) ondersteunend moet zijn aan de mens. We worden in het dagelijks leven al genoeg geleefd door hard- en software (smartphones, pc’s etc.), in je organisatie moet automatisering en de inzet daarvan van toegevoegde waarde zijn voor jouw bedrijfsdoelstellingen. Automatisering is niet voor alles de oplossing. Het is goed om dat zo nu en dan eens kritisch te bekijken, voordat je je weer laat meeslepen door de laatste trends op ICT gebied.
Hoe zit dat in jouw organisatie; is ICT ondersteunend of leidend? Of kan je misschien wel meer automatiseren zodat je saaie taken kunt vermijden?
Kom je er zelf niet uit? Bel of mail me dan gerust. Ik kijk graag met je mee, hoe jij je ICT (weer) ondersteunend kan laten zijn in plaats van leidend.
